Kalender Akademik & SOP Layanan
Kalender akademik dan Standar Operasional Prosedur (SOP) Program Studi S1 PAI IAIN Sorong disusun berbasis kepatuhan regulasi Diktis Kemenag dan ISO 21001:2018 demi menjamin kepastian masa studi dan keunggulan pelayanan birokrasi kampus.
Kepastian Waktu Studi: Seluruh jadwal KRS, perkuliahan OBE, UTS, UAS, dan yudisium terikat batas waktu (deadline) sistemik demi akuntabilitas data pendidikan nasional.
Unduh Kalender ↓1. Landasan Operasional & Siklus Kalender Akademik
Penyelenggaraan tridharma perguruan tinggi di Program Studi Pendidikan Agama Islam (PAI) Fakultas Tarbiyah IAIN Sorong berpedoman teguh pada Kalender Akademik resmi yang ditetapkan melalui Keputusan Rektor IAIN Sorong untuk setiap tahun akademik. Kalender akademik ini berfungsi sebagai instrumen kepastian waktu, transparansi jadwal, dan kendali mutu yang mengikat bagi seluruh sivitas akademika—meliputi pimpinan fakultas, dosen, tenaga kependidikan, serta mahasiswa. Selaras dengan standar Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang dikawal oleh Lembaga Penjaminan Mutu (LPM), kalender akademik memastikan bahwa rentang perkuliahan efektif memenuhi syarat minimal 16 pekan per semester (termasuk 1 pekan Ujian Tengah Semester/UTS dan 1 pekan Ujian Akhir Semester/UAS).
Tahun akademik di IAIN Sorong dibagi menjadi dua semester reguler utama: Semester Ganjil yang umumnya berlangsung mulai bulan Agustus hingga Januari, dan Semester Genap yang berlangsung mulai bulan Februari hingga Juli. Selain itu, fakultas dapat memfasilitasi pelaksanaan Semester Antara (Pendek) dengan persetujuan pimpinan institut guna mengakomodasi program akselerasi atau perbaikan nilai bagi mahasiswa yang memenuhi kualifikasi kepatuhan administratif.
Kepastian Manajemen Waktu Pembelajaran: Setiap tahapan dalam kalender akademik—mulai dari pembayaran UKT/SPP, konsultasi pembimbing akademik (PA), pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) online melalui SIM-Akademik, masa perkuliahan tatap muka, hingga yudisium—memiliki batas tenggat waktu (deadline) ketat demi menjaga sinkronisasi data pelaporan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDDikti) Kementerian Pendidikan Tinggi, Sains, dan Teknologi serta Kementerian Agama RI.
Pembayaran UKT/BPI bank mitra, aktivasi portal mahasiswa, bimbingan dosen PA, dan persetujuan KRS online maksimal H-3 awal kuliah.
16 pekan pertemuan berbasis modul OBE, pembelajaran daring LMS e-Campus, pelaksanaan UTS (minggu ke-8), dan UAS (minggu ke-16).
Input nilai dosen terpadu, cetak KHS, evaluasi capaian IPS/IPK, sidang munaqasyah skripsi, dan yudisium berkala sarjana.
2. Matriks Agenda Tahunan Kalender Akademik PAI
Berikut adalah matriks umum alur kalender akademik yang menjadi acuan operasional tahunan sivitas akademika Prodi PAI IAIN Sorong:
| Tahapan Kegiatan | Semester Ganjil (Periode Waktu) | Semester Genap (Periode Waktu) |
|---|---|---|
| Pembayaran UKT & Registrasi Ulang | Awal Juli – Awal Agustus | Awal Januari – Akhir Januari |
| Konsultasi PA & Pengisian KRS Online | Minggu ke-1 s.d. ke-3 Agustus | Minggu ke-3 s.d. ke-4 Januari |
| Kuliah Umum / Pengenalan Akademik | Akhir Agustus (PBAK Mahasiswa Baru) | Awal Februari (Stadium Generale) |
| Perkuliahan Paruh Pertama (Minggu 1-7) | September – Pertengahan Oktober | Februari – Pertengahan Maret |
| Ujian Tengah Semester (UTS - Minggu 8) | Minggu ke-3 Oktober | Minggu ke-4 Maret / Awal April |
| Perkuliahan Paruh Kedua (Minggu 9-15) | Akhir Oktober – Awal Desember | April – Akhir Mei |
| Ujian Akhir Semester (UAS - Minggu 16) | Pertengahan s.d. Akhir Desember | Awal s.d. Pertengahan Juni |
| Batas Akhir Unggah Nilai & Cetak KHS | Awal Januari | Akhir Juni |
| Sidang Munaqasyah & Yudisium | Oktober (Gel. I) & Januari (Gel. II) | Mei (Gel. I) & Juli (Gel. II) |
| Wisuda Sarjana Institut | Wisuda Periode I (Bulan November) | Wisuda Periode II (Bulan Juli/Agustus) |
3. Standar Operasional Prosedur (SOP) Layanan Akademik
Dalam mewujudkan pelayanan prima (*service excellence*) yang transparan, akuntabel, bebas maladministrasi, dan berorientasi pada kepuasan sivitas akademika, Prodi PAI IAIN Sorong menyusun dokumen SOP resmi yang diverifikasi oleh Gugus Penjaminan Mutu (GPM) Fakultas dan disahkan oleh Dekan. Setiap SOP menguraikan secara komprehensif mengenai persyaratan administratif, alur proses (*workflow*), estimasi waktu penyelesaian, penanggung jawab (*person in charge*), serta output dokumen yang dihasilkan.
Panduan alur validasi tagihan bank mitra, sinkronisasi akun SIM-Akademik, pemilihan sebaran mata kuliah, serta approval digital oleh Dosen Penasehat Akademik (PA).
Prosedur pengajuan permohonan berhenti studi sementara (cuti akademik) maksimal 2 semester, verifikasi bebas pustaka, dan penetapan SK Rektor bebas tanggungan UKT.
Penerbitan surat pengantar riset lapangan, survei tugas mata kuliah, atau studi pendahuluan ke madrasah/sekolah mitra di wilayah Sorong dan sekitarnya (maksimal 1 hari kerja).
Pemberkasan naskah proposal BAB I-III, bukti lulus minimal 100 SKS, sertifikat TOEFL/TOAFL, serta penjadwalan seminar proposal bersama dewan penguji prodi.
Pemeriksaan integritas naskah karya ilmiah akhir via unit perpustakaan/GPM dengan ambang batas similarity index maksimal 30% sesuai SK Rektor No. 457/2024.
Pendaftaran sidang skripsi, penetapan majelis munaqasyah, verifikasi bebas administrasi, penyerahan revisi pasca-sidang, hingga penerbitan Surat Keterangan Lulus (SKL).
4. Alur Prosedural Layanan Utama Mahasiswa
Untuk memudahkan mahasiswa dalam mengakses layanan harian pada loket terpadu prodi dan subbagian tata usaha fakultas, berikut adalah uraian detail alur layanan terpenting:
A. Prosedur Bimbingan dan Pengisian KRS Online
- Mahasiswa melakukan pembayaran biaya operasional perkuliahan (UKT) sesuai tagihan yang diterbitkan melalui nomor Virtual Account (VA) resmi institut.
- Sistem SIM-Akademik membuka akses akun portal mahasiswa secara otomatis maksimal 1x24 jam pasca-transaksi perbankan terverifikasi.
- Mahasiswa mengunduh draf sebaran kurikulum semester berjalan dan menyusun rencana paket mata kuliah yang akan diambil sesuai ketentuan limit SKS (berdasarkan perolehan Indeks Prestasi Semester/IPS sebelumnya).
- Mahasiswa melakukan sesi konsultasi wajib tatap muka atau daring bersama Dosen Penasehat Akademik (PA) untuk mereviu perkembangan studi dan menyetujui mata kuliah pilihan/wajib.
- Mahasiswa memilih mata kuliah di portal sistem, lalu dosen PA melakukan validasi (approve) digital. Mahasiswa mencetak Kartu Rencana Studi resmi sebanyak dua rangkap untuk arsip pribadi dan prodi.
B. Prosedur Ujian Skripsi / Sidang Munaqasyah
- Mahasiswa telah menyelesaikan minimal 148 SKS mata kuliah teori dan praktikum tanpa nilai E, serta telah melunasi seluruh kewajiban administrasi keuangan.
- Naskah skripsi lengkap telah disetujui (acc) oleh Dosen Pembimbing I dan Dosen Pembimbing II melalui lembar persetujuan ujian bermeterai/tanda tangan basah.
- Mahasiswa mengajukan uji bebas plagiasi ke Tim Pemeriksa Plagiasi Turnitin IAIN Sorong dengan melampirkan file lengkap (BAB I s.d. BAB V beserta lampiran instrumen). Hasil kemiripan wajib ≤ 30%.
- Pendaftar menyerahkan berkas persyaratan munaqasyah ke Staf Tata Usaha Prodi PAI, meliputi: formulir pendaftaran, bukti bebas Turnitin, sertifikat kelulusan uji kompetensi bahasa (TOEFL/TOAFL), transkrip nilai sementara, dan bukti bebas laboratorium serta pustaka.
- Ketua Program Studi menetapkan Majelis Sidang Munaqasyah (terdiri dari Ketua Sidang, Sekretaris, Penguji Utama, Penguji Pendamping, dan Pembimbing) serta menjadwalkan pelaksanaan ujian selambat-lambatnya 7 hari kerja sejak berkas dinyatakan lengkap.
- Pelaksanaan sidang munaqasyah berlangsung selama 90 menit per peserta. Pasca-sidang, mahasiswa wajib menyelesaikan revisi naskah maksimal 30 hari kalender sebelum diterbitkannya Surat Keterangan Lulus (SKL) dan pendaftaran yudisium.
Layanan Aduan & Pendampingan Mahasiswa: Jika mahasiswa menemukan kendala teknis atau hambatan birokrasi dalam penerapan SOP layanan, pengaduan dapat diajukan secara resmi melalui Helpdesk Sistem Informasi Institut atau kotak saran digital Gugus Penjaminan Mutu (GPM) Fakultas Tarbiyah untuk segera ditindaklanjuti dalam waktu maksimal 2x24 jam kerja.